Termos de Uso da Plataforma Indexa

Versão v1.2 — publicada em 28/07/2026

Estes Termos de Uso ("Termos") regem o acesso e a utilização da plataforma de software Indexa ("Plataforma" ou "INDEXA"), disponibilizada por TAG DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 56.443.988/0001-18, com sede em Av. Rebouças, 2880 - 184, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05402-500, à pessoa física do titular, interino ou interventor da serventia extrajudicial contratante, e/ou ao preposto por ele expressamente autorizado ("Contratante" ou "Cliente").

Ao marcar a caixa de aceite, o Contratante declara que leu, compreendeu e aceita integralmente estes Termos e a Política de Privacidade, que deles é parte integrante.

1. Definições

Para os fins destes Termos, entende-se por:

• Plataforma / Serviço: o software de apoio à digitalização e estruturação de dados de acervos de registro civil fornecido pela INDEXA, que emprega reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e modelos de inteligência artificial para extrair dados a partir de imagens de livros e documentos, em modelo Software as a Service (SaaS).
• Contratante / Serventia: a serventia extrajudicial de Registro Civil das Pessoas Naturais e, na qualidade de responsável legal e signatário, a pessoa física do titular/delegatário (Lei nº 8.935/1994, art. 3º), a quem incumbe a delegação personalíssima do serviço.
• Usuário: a pessoa física que acessa a Plataforma sob as credenciais do Contratante, seja o próprio titular ou preposto por ele autorizado.
• Dados do Cliente: os livros, imagens, registros civis (nascimento, casamento e óbito) e demais dados submetidos pelo Contratante à Plataforma, bem como os dados estruturados deles extraídos.
• Extração: o resultado automatizado da leitura e interpretação dos documentos pela IA, sujeito a imprecisão, anterior e distinto do ato registral.
• Qualificação registral: o juízo pessoal de admissibilidade e legalidade exercido exclusivamente pelo registrador.
• Aprovação em lote: o ato humano do Contratante que, com um comando, marca como validados os campos elegíveis de um conjunto de registros — sempre disparado por pessoa autorizada, atribuído a um ator e registrado em trilha de auditoria.
• Homologação: o ato humano de conferência e validação pelo Contratante que precede e autoriza a Exportação dos dados à CRC.
• Exportação / Export: a operação, disparada por pessoa autorizada do Contratante e registrada em trilha de auditoria (com identificação do autor, do momento e da versão do texto de aceite), que encaminha os dados à Central de Informações de Registro Civil (CRC).

2. Natureza da INDEXA — ferramenta de apoio à decisão

2.1. A INDEXA fornece ferramenta de apoio à decisão (decision-support). A Plataforma não pratica atos registrais, não exerce a qualificação registral, não homologa e não substitui o juízo do registrador. A IA produz insumo — dados extraídos e sinalizados por nível de confiança — submetido, em todos os casos, à decisão humana do Contratante.

2.2. A qualificação registral e a lavratura/oficialização dos assentos são, por força de lei, atividade pessoal, obrigatória, indelegável e indeclinável do titular/delegatário (CF/1988, art. 236, §1º; Lei nº 8.935/1994, arts. 22, 28 e 30). Nenhuma funcionalidade da Plataforma transfere, dispensa ou supre esse juízo.

2.3. O ato que confere caráter oficial aos dados é a Exportação, ato humano do Contratante, e não a Extração automatizada. A INDEXA não integra a cadeia registral pública e não figura como autora de qualquer ato registral.

2.4. As Partes reconhecem que a presente contratação é empresarial e paritária, celebrada entre agentes que exercem atividade econômica organizada, presumindo-se a simetria e a livre alocação de riscos pactuada (Código Civil, art. 421-A). O Contratante declara que negociou e pôde discutir as cláusulas de alocação de risco deste instrumento, aderindo a estes Termos no exercício de sua atividade profissional delegada (CF, art. 236; Lei nº 8.935/1994), como insumo de sua atividade-fim e não na condição de consumidor destinatário final — pelo que a relação se rege pelo Código Civil, não incidindo, em regra, o Código de Defesa do Consumidor.

3. Caráter probabilístico da Extração — obrigação de meio

3.1. O Contratante reconhece e aceita que a Extração por IA é probabilística e falível por natureza, podendo conter erros, omissões ou imprecisões, inclusive em campos de alta confiança. A INDEXA não garante exatidão de 100% (cem por cento) da Extração.

3.2. A obrigação da INDEXA quanto à acurácia é obrigação de meio — emprego das melhores técnicas e do estado da arte para maximizar a qualidade da Extração — e não obrigação de resultado. A INDEXA não promete, e este instrumento não deve ser interpretado como promessa de, extração perfeita, "registro automático", "exportação sem conferência" ou "dispensa de qualificação".

3.3. Eventuais métricas de acurácia divulgadas pela INDEXA têm natureza de referência histórica datada, com metodologia e amostra identificadas, e não constituem garantia de desempenho nem cláusula de resultado para casos individuais.

3.4. A falibilidade da IA é característica conhecida, inerente e assumida do Serviço; não configura, por si só, caso fortuito ou força maior (Código Civil, art. 393) apto a excluir ou realocar responsabilidade, devendo ser tratada pelos mecanismos de conferência humana previstos na Cláusula 4.

4. Dever de conferir e homologar — qualificação indelegável do Contratante

4.1. É dever do Contratante conferir os dados extraídos e homologá-los antes da Exportação. A conferência e a qualificação registral são juízo indelegável e de responsabilidade exclusiva do titular/delegatário (Lei nº 8.935/1994, arts. 22, 28 e 30; Lei nº 6.015/1973).

4.2. O Contratante assume integralmente o risco e a responsabilidade pelo conteúdo oficialmente registrado, bem como pela retificação de erros do assento, a qual, quando imputável à serventia, é realizada pelo próprio oficial e às suas custas, sem ônus para a parte interessada (Lei nº 6.015/1973, arts. 109, 110, 212 e 213; Lei nº 10.169/2000, art. 3º, IV).

4.3. A Plataforma disponibiliza ao Contratante, para o exercício desse dever: (i) a base da Extração (página-fonte e/ou trecho extraído) para conferência independente; (ii) o nível de confiança por campo, com destaque dos campos de baixa confiança e tratamento reforçado para campos de alto risco (por exemplo, nome, filiação e datas); e (iii) a faculdade de reabrir e revalidar qualquer registro. O Contratante declara dispor dos meios necessários à conferência e que o nível de confiança não constitui garantia de exatidão.

4.4. O descumprimento, pelo Contratante, do dever de conferência e homologação, ou a Exportação sem conferência adequada, caracteriza culpa exclusiva ou concorrente do Contratante para fins de aferição de responsabilidade pelo conteúdo registrado.

5. Validação assistida, aprovação em lote e Exportação como homologação

5.1. A validação dos dados extraídos é sempre ato humano do Contratante. A Plataforma não valida campos de forma automática por configuração: não há, nem por padrão nem mediante ativação, qualquer modo em que registros sejam marcados como validados sem ação humana contemporânea.

5.2. Para conferir velocidade ao trabalho de validação, a Plataforma oferece a aprovação em lote: por comando de pessoa autorizada do Contratante, os campos elegíveis (de nível de confiança igual ou superior a um limite técnico definido pela INDEXA no funcionamento do Serviço) de um conjunto de registros são marcados como validados. A aprovação em lote é ato humano do Contratante, atribuído ao respectivo ator e registrado em trilha de auditoria. Ela não constitui validação automática, mas uma forma de o Contratante exercer, de uma só vez, a sua validação sobre campos que ele opta por aprovar em conjunto.

5.3. Independentemente de a validação ter ocorrido registro a registro ou em lote, o ato de Exportação à CRC constitui a homologação humana dos dados e implica a assunção, pelo Contratante, da responsabilidade registral por TODOS os registros do livro ou lote exportado — aprovados em lote ou revisados individualmente. Ao disparar a Exportação, a pessoa autorizada declara, no ato e de forma registrada em auditoria, na qualidade de responsável pela qualificação registral (Lei nº 8.935/1994), que confere, homologa e assume a responsabilidade pelo conteúdo ora encaminhado a registro. Esse aceite de homologação é obrigatório: sem ele, a Exportação não é realizada.

5.4. O Contratante reconhece que a aprovação em lote é comodidade operacional por ele acionada e que a sua utilização não reduz nem transfere à INDEXA a responsabilidade pela conferência e pela qualificação registral. A homologação na Exportação absorve, sob responsabilidade do Contratante, tanto os campos aprovados em lote quanto os revisados individualmente.

6. Cadastro, conta e uso aceitável

6.1. Cadastro e credenciais. O uso da Plataforma exige cadastro com informações verdadeiras, exatas e atualizadas. As credenciais são pessoais e intransferíveis; o Contratante responde por sua guarda e por todas as atividades realizadas em sua conta, devendo comunicar sem demora qualquer uso não autorizado. Recomenda-se o uso de autenticação multifator, em especial nos acessos administrativos.

6.2. Usuários autorizados. O Contratante poderá designar Usuários, sendo exclusivamente responsável pela escolha das pessoas que autoriza. Ao designar um Usuário, o Contratante confere-lhe, sob sua responsabilidade, acesso aos Dados do Cliente, devendo assegurar que cada Usuário esteja vinculado a dever de confidencialidade e conheça e observe estes Termos. O Contratante responde pelos atos de seus Usuários e deve revogar prontamente o acesso de quem não deva mais tê-lo (por exemplo, em caso de desligamento, mudança de função ou término da autorização).

6.3. Uso aceitável. É vedado ao Contratante e a seus Usuários, sob pena de suspensão ou rescisão: (i) utilizar a Plataforma para finalidade ilícita ou em violação a direitos de terceiros; (ii) realizar engenharia reversa, descompilação ou tentativa de obtenção do código-fonte; (iii) abusar das APIs, sobrecarregar a infraestrutura ou contornar limites técnicos e de segurança; (iv) inserir dados que não tenha legitimidade para tratar, ou conteúdo malicioso; (v) compartilhar credenciais com terceiros não autorizados ou revender o acesso ao Serviço.

6.4. Integridade e ordenação do material submetido. É responsabilidade exclusiva do Contratante submeter os livros de forma completa, legível e na ordem correta das páginas, assegurando que cada arquivo corresponda a um único livro e não contenha páginas de outros livros, duplicadas ou fora de sequência. O Contratante reconhece que a Extração processa o material na ordem e composição em que foi submetido e que desordenação, mistura de livros ou páginas faltantes/duplicadas comprometem a qualidade da Extração (numeração, interpolação de folhas e vinculação de registros), constituindo causa imputável ao Contratante (culpa exclusiva ou concorrente, na forma da cl. 4.4) quanto aos erros dela decorrentes. A INDEXA poderá sinalizar inconsistências detectadas, sem que isso transfira a ela o dever de conferência.

6.5. Cadastro e informação de acervos. O cadastro dos acervos da Serventia na Plataforma — o acervo próprio e os acervos incorporados —, incluindo os nomes informados e os códigos a eles atribuídos, inclusive quando editados pelo Contratante por meio da capacidade de ajuste manual, constitui informação declarada pelo Contratante, de sua exclusiva responsabilidade. O Contratante reconhece que a numeração sequencial atribuída pela Plataforma (01 para o acervo próprio; 02 em diante para os acervos incorporados, por ordem de cadastro, na forma do art. 473, II, do Provimento CNJ nº 149/2023, com a redação dada pelo Provimento CNJ nº 237/2026) pode divergir da numeração praticada em certidões já emitidas pela Serventia, cabendo ao Contratante conferir e, quando necessário, ajustar os códigos para refletir a sua prática. Erros, omissões ou divergências de acervo, código ou denominação constituem causa imputável ao Contratante (culpa exclusiva ou concorrente, na forma da cl. 4.4), aplicando-se, no que couber, o disposto na cl. 6.4.

7. Obrigações da INDEXA e nível de serviço

7.1. A INDEXA obriga-se a: (i) disponibilizar a Plataforma e o Serviço conforme estes Termos, em regime de melhores esforços; (ii) tratar os Dados do Cliente exclusivamente conforme as instruções do Contratante e a finalidade do Serviço, na qualidade de operadora (Cláusula 8); (iii) adotar medidas técnicas e administrativas de segurança compatíveis com o estado da técnica, incluindo criptografia em trânsito e em repouso, controle de acesso e registro de operações; (iv) comunicar ao Contratante, sem demora injustificada, incidente de segurança que envolva os Dados do Cliente; e (v) manter canal de contato para questões de privacidade e suporte.

7.2. A INDEXA não se responsabiliza pela conferência, homologação ou exatidão dos atos registrais, que competem ao Contratante, nem por decisões tomadas com base nos dados extraídos sem a devida validação humana.

7.3. A INDEXA empregará melhores esforços para manter a Plataforma disponível, sem garantir disponibilidade ininterrupta, ausência de erros ou tempo específico de resposta. O Serviço depende de provedores externos (nuvem, OCR e inteligência artificial); indisponibilidades, limitações ou alterações desses provedores que afetem o Serviço não constituem, por si sós, inadimplemento da INDEXA, que envidará esforços para mitigar seus efeitos. Os provedores de inteligência artificial generativa e de OCR são empregados exclusivamente em regime de inferência, sob termos contratados que vedam o uso dos Dados do Cliente para treinamento dos modelos desses provedores, e mediante due diligence prévia da INDEXA sobre qualquer provedor de IA antes de sua adoção (ver também a Cláusula 8).

8. Propriedade dos dados e proteção de dados pessoais

8.1. Titularidade dos Dados do Cliente. Os Dados do Cliente — livros e imagens submetidos e dados estruturados deles extraídos — pertencem ao Contratante. A INDEXA tratá-los-á exclusivamente para prestar o Serviço, conforme as instruções do Contratante, não os utilizando para fins próprios e não os comercializando. O Contratante autoriza, desde já e como parte integrante do aceite destes Termos, o acesso e a análise, por pessoal autorizado da INDEXA e sob dever de sigilo, aos livros, páginas e dados extraídos do Contratante, para diagnóstico de falhas de extração, calibração de parâmetros e melhoria do Serviço — finalidade que integra a execução do Serviço. Permanece vedado o emprego dos Dados do Cliente para treinamento de modelos de terceiros, que não é autorizado por estes Termos e dependeria de autorização expressa e específica do Contratante.

8.2. Papéis LGPD. Para os Dados do Cliente, o Contratante atua como controlador e a INDEXA como operadora (Lei nº 13.709/2018 — LGPD, art. 5º, VI e VII). O tratamento rege-se pela Política de Privacidade e pelo Adendo de Tratamento de Dados (DPA), que integram estes Termos e detalham finalidade, instruções, segurança, subprocessadores, transferência internacional, incidentes e eliminação ao término.

8.3. Eliminação ao término. Encerrada a relação ou cumprida a finalidade, a INDEXA, mediante instrução do Contratante, disponibilizará a exportação dos dados estruturados em janela razoável e, em seguida, procederá à eliminação efetiva das cópias de trabalho, mediante atestado, ressalvadas as hipóteses legais de conservação.

9. Limitação de responsabilidade

9.1. A limitação de responsabilidade da INDEXA, a alocação de risco do ato registral e as ressalvas inafastáveis (dolo/culpa grave, defeito grave do serviço, LGPD art. 42 e falha de segurança) constam, de forma detalhada e vinculante, do Contrato de Prestação de Serviços e Adendo DPA (Cláusula 5), que prevalece sobre estes Termos quanto ao tema.

9.2. Em síntese e sem prejuízo daquele instrumento: o risco pelo conteúdo oficialmente registrado recai sobre o Contratante, por decorrência da qualificação registral indelegável — o que constitui alocação de risco da atividade indelegável, e não renúncia do Contratante a direito resultante da natureza do negócio (Código Civil, art. 424). Nenhuma cláusula exclui a responsabilidade da INDEXA por dolo ou culpa grave, por defeito grave do próprio Serviço, pela responsabilidade solidária da operadora perante o titular dos dados (LGPD, art. 42, §1º) e perante a ANPD (art. 52), ou por falha de segurança/vazamento a ela imputável (arts. 44 e 46).

10. Aceite eletrônico e prova

10.1. O aceite destes Termos, o comando de aprovação em lote e a afirmação de homologação na Exportação são manifestados por ação afirmativa de pessoa autorizada do Contratante e registrados em trilha de auditoria, capturando, no mínimo: o texto exato exibido, a versão do documento/aceite, a identidade autenticada do autor e a data/hora do ato (MP nº 2.200-2/2001, art. 10, §2º).

10.2. As Partes reconhecem a validade e a eficácia probatória desses aceites eletrônicos como prova da assunção informada de risco e da homologação pelo Contratante, ainda que não firmados em padrão ICP-Brasil, nos termos do art. 10, §2º, da MP nº 2.200-2/2001.

10.3. Sucessão na titularidade. Por vincular-se à pessoa física do titular da serventia, em caso de vacância, aposentadoria, remoção, interinidade ou intervenção, a continuidade do uso da Plataforma fica condicionada ao reaceite destes Termos pelo novo responsável.

11. Remuneração

11.1. As condições comerciais do Serviço — modelo de preço, forma de pagamento e emissão de documento fiscal — são regidas por instrumento comercial próprio, fora do escopo destes Termos e não fixadas nesta versão. Estes Termos disciplinam o uso da Plataforma e a alocação de responsabilidade, independentemente do modelo de remuneração adotado.

12. Vigência, alterações, suspensão e rescisão

12.1. Vigência. Estes Termos vigoram a partir do aceite e permanecem em vigor enquanto perdurar o uso da Plataforma, observadas as hipóteses de suspensão e rescisão.

12.2. Alterações. A INDEXA poderá alterar estes Termos, atribuindo nova versão e data de vigência e mantendo registro histórico. Alterações materiais somente vincularão o Contratante mediante novo aceite; alterações não materiais entram em vigor mediante simples aviso.

12.3. Suspensão e rescisão. A INDEXA poderá suspender o acesso em caso de uso ilícito, violação da Cláusula 6 ou risco à segurança, precedida de aviso sempre que possível. Qualquer das Partes poderá rescindir mediante aviso prévio razoável; a INDEXA poderá rescindir de imediato em caso de violação grave, uso ilícito ou determinação legal. Encerrada a relação, aplica-se a Cláusula 8.3 (exportação e eliminação) e sobrevivem as cláusulas que, por sua natureza, devam subsistir (confidencialidade, propriedade intelectual, limitação de responsabilidade e foro).

13. Disposições gerais, lei aplicável e foro

13.1. A eventual nulidade de qualquer cláusula não prejudica as demais. A tolerância quanto ao descumprimento não implica novação nem renúncia. O Contratante não poderá ceder estes Termos sem anuência da INDEXA, que poderá cedê-los em caso de reorganização societária, mediante comunicação.

13.2. Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil. As Partes elegem o foro da comarca de São Paulo/SP para dirimir controvérsias, com renúncia a qualquer outro, ressalvada a competência que a lei repute inafastável.

TAG DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE LTDA — CNPJ 56.443.988/0001-18
Versão v1.2 — 28/07/2026