Política de Privacidade — Indexa

Versão v1.1 — publicada em 20/07/2026

Esta Política de Privacidade ("Política") descreve como a TAG DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 56.443.988/0001-18, com sede em Av. Rebouças, 2880 - 184, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05402-500 ("INDEXA", "nós"), trata dados pessoais no âmbito da plataforma de software Indexa, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — "LGPD"), o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014) e as normas aplicáveis aos serviços notariais e de registro (em especial o Provimento CNJ nº 149/2023 e o Provimento CN-CNJ nº 213/2026).

A INDEXA é um software multi-tenant que digitaliza, processa por OCR e inteligência artificial, extrai dados estruturados, roteia a validação humana do cliente e exporta em formato XML (CRC) livros e registros de nascimento, casamento e óbito. Os clientes da INDEXA são serventias extrajudiciais de registro civil, representadas por seus titulares delegatários ("Contratante", "Cliente" ou "Cartório").

1. Definições

• Dados Pessoais: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável (LGPD, art. 5º, I).
• Dados Pessoais Sensíveis: dados sobre origem racial/étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação, saúde ou vida sexual, dado genético ou biométrico (LGPD, art. 5º, II).
• Titular: a pessoa natural a quem se referem os Dados Pessoais (LGPD, art. 5º, V).
• Tratamento: toda operação realizada com Dados Pessoais (LGPD, art. 5º, X).
• Controlador: a quem competem as decisões referentes ao Tratamento (LGPD, art. 5º, VI).
• Operador: quem realiza o Tratamento em nome do Controlador (LGPD, art. 5º, VII).
• Suboperador / Subprocessador: terceiro contratado pela INDEXA para apoiar a prestação do Serviço, que trate dados por conta e sob as instruções da INDEXA (ex.: provedores de nuvem, de OCR e de inteligência artificial).
• Dados do Cliente: os Dados Pessoais constantes dos livros, atos e registros civis que o Cartório insere na Plataforma, bem como os dados estruturados deles extraídos.
• Encarregado: a pessoa indicada pela INDEXA como canal de comunicação entre a INDEXA, os Titulares e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados ("ANPD") (LGPD, art. 41).

2. O duplo papel da INDEXA (regra estruturante)

2.1. A INDEXA atua em dupla qualidade conforme a categoria de dados envolvida.

2.2. Em relação aos Dados do Cliente (registros civis), a INDEXA é OPERADORA. O Cartório, como delegatário do serviço público de registro civil (CF, art. 236; Lei nº 8.935/1994), é o CONTROLADOR: é ele quem decide as finalidades e os elementos essenciais do Tratamento dos registros, no exercício de sua atividade-fim. A INDEXA apenas executa o Tratamento em nome e sob as instruções documentadas do Cartório (LGPD, arts. 5º, VII, e 39), para digitalizar, processar, extrair e exportar os registros. A INDEXA não decide finalidades próprias sobre esses dados, não os utiliza para fins distintos dos contratados e não invoca base legal própria para tratá-los. As escolhas técnicas que realiza (modelo, prompts, parâmetros e limites técnicos de confiança) constituem meios não essenciais e não a convertem em controladora.

2.3. Em relação aos dados de cadastro, contratação e relacionamento do próprio Cliente, e aos dados de visitantes do site, a INDEXA é CONTROLADORA (gestão da conta, suporte, comunicação e segurança da Plataforma).

2.4. As cláusulas que regem a INDEXA como Operadora são detalhadas pelo Adendo de Tratamento de Dados (DPA) que integra o Contrato aceito pelo Cliente.

3. Dados tratados pela INDEXA como OPERADORA (registros civis)

3.1. Categorias de dados. Os Dados do Cliente podem conter: (i) dados de qualificação de pessoas naturais constantes dos atos (nome, filiação, datas e locais, estado civil, naturalidade, nacionalidade, profissão, documentos, endereço, assinatura); (ii) dados de pessoas vivas relacionadas ao ato (pais, cônjuge/companheiro(a) sobrevivente, declarante, testemunhas, oficiais e serventuários), plenamente protegidos pela LGPD; (iii) eventualmente, Dados Pessoais Sensíveis (art. 5º, II), como causa mortis ou condição de saúde em óbitos e natureza religiosa da celebração em casamentos; e (iv) dados de crianças e adolescentes, sobretudo em nascimentos (Cláusula 9).

3.2. Pessoas falecidas. Conforme entendimento da ANPD e o art. 6º do Código Civil, os dados da própria pessoa falecida não constituem Dados Pessoais para fins da LGPD; contudo, os dados das pessoas vivas do mesmo registro permanecem protegidos, razão pela qual a INDEXA trata o conjunto dos registros com o rigor aplicável a Dados Pessoais e, no que couber, Sensíveis.

3.3. Finalidades (instruídas ou autorizadas pelo Cartório). A INDEXA trata os Dados do Cliente exclusivamente para: (i) digitalização e armazenamento temporário de trabalho; (ii) processamento por OCR e extração estruturada por IA; (iii) roteamento para validação humana pelo próprio Cartório; (iv) geração e exportação dos arquivos (XML CRC e congêneres); (v) suporte técnico, quando solicitado; e (vi) diagnóstico de falhas de extração, calibração de parâmetros e melhoria do Serviço, mediante acesso e análise por pessoal autorizado da INDEXA sob dever de sigilo, finalidade autorizada pelo Cartório no aceite dos documentos que regem o Serviço. Nenhuma dessas finalidades é eleita unilateralmente pela INDEXA: as finalidades (i) a (v) são instruídas pelo Cartório na contratação do Serviço e a finalidade (vi) é por ele autorizada no próprio aceite.

3.4. Base legal. Como Operadora, a INDEXA não elege base legal própria: segue a base adotada pelo Cartório-Controlador (LGPD, art. 39), tipicamente cumprimento de obrigação legal/regulatória (art. 7º, II — Leis nº 6.015/1973 e 8.935/1994) e execução de serviço público (art. 7º, III, c/c art. 23), e, quanto a Dados Sensíveis, as hipóteses do art. 11.

3.5. Compromissos da INDEXA como Operadora. A INDEXA: (i) trata os dados somente conforme instruções documentadas do Cartório; (ii) mantém confidencialidade e sigilo; (iii) não os utiliza para fins próprios — a análise interna para diagnóstico de falhas, calibração de parâmetros e melhoria do Serviço (cl. 3.3, vi) é parte da execução do Serviço, autorizada no aceite, permanecendo vedado o emprego dos dados para treinar modelos de terceiros; (iv) impõe a seus Suboperadores obrigações equivalentes; e (v) auxilia o Cartório no atendimento a Titulares e à ANPD e na comunicação de incidentes.

4. Dados tratados pela INDEXA como CONTROLADORA (conta e site)

4.1. Dados de cadastro e relacionamento do Cliente: nome do titular delegatário e/ou prepostos autorizados, CPF, dados da serventia, CNPJ, endereço, e-mail, telefone, credenciais de acesso e registros de uso.

4.2. Dados de aceite eletrônico (clickwrap): data e hora (carimbo de tempo), endereço IP, identificação do Usuário que aceitou, versão exata do documento/aceite aceito, e demais registros que comprovem a manifestação de vontade — incluindo os aceites de aprovação em lote e de homologação na Exportação.

4.3. Dados de visitantes do site: dados de navegação, endereço IP, identificadores de dispositivo, páginas acessadas, cookies e dados fornecidos voluntariamente em formulários de contato.

4.4. Finalidades: (i) criar e gerir a conta e a relação contratual; (ii) prover suporte e comunicar avisos operacionais e de segurança; (iii) cumprir obrigações legais e regulatórias e guardar registros de acesso (Marco Civil, art. 15); (iv) prevenir fraudes e garantir a segurança da Plataforma; e (v) comprovar o aceite dos documentos.

4.5. Bases legais (LGPD, art. 7º): execução de contrato (V) para gestão da conta e suporte; cumprimento de obrigação legal/regulatória (II) para guarda de registros de acesso; exercício regular de direitos (VI); e legítimo interesse (IX) para segurança e prevenção a fraudes, com avaliação de proporcionalidade.

4.6. Cobrança e emissão fiscal. As condições comerciais (preço, meios de pagamento e emissão de documento fiscal) são regidas por instrumento comercial próprio, fora do escopo desta versão. Quando o módulo comercial for publicado, esta Política será atualizada para descrever as categorias de dados de cobrança, suas finalidades e os respectivos Suboperadores.

5. Compartilhamento, Suboperadores e transferência internacional

5.1. A INDEXA não vende Dados Pessoais e não os compartilha para finalidades incompatíveis com esta Política.

5.2. Suboperadores. Para prestar o Serviço, a INDEXA recorre a terceiros que tratam dados por sua conta e sob suas instruções, com obrigações de segurança e confidencialidade equivalentes (flow-down). A relação atual inclui:

5.2.1. Transparência sobre IA generativa. O Serviço emprega modelos de inteligência artificial generativa e de OCR de provedores terceiros (atualmente, a título de exemplo, Google/Gemini para a extração estruturada e provedor de OCR para o reconhecimento de caracteres) exclusivamente em regime de inferência: os dados são processados para produzir o resultado da Extração, e não para desenvolver ou aprimorar os modelos dos provedores. Os termos contratados pela INDEXA com esses provedores vedam o uso dos Dados do Cliente para treinamento dos modelos dos provedores. A INDEXA realiza due diligence prévia sobre qualquer provedor de IA antes de sua adoção e somente contrata provedores que ofereçam garantias equivalentes de não-treinamento e de privacidade.

5.3. A relação atualizada de Suboperadores é mantida e disponibilizada ao Cliente; alterações relevantes são comunicadas, facultando-se ao Controlador objetar nos termos do DPA.

5.4. Transferência internacional. Parte do Tratamento (em especial OCR e IA) ocorre fora do Brasil. Como as jurisdições envolvidas não possuem decisão de adequação reconhecida pela ANPD, a INDEXA fundamenta a transferência nas garantias do art. 33, II, da LGPD, mediante Cláusulas-Padrão Contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024) ou mecanismo válido equivalente, adotando, quando viável, regiões e configurações que reforcem a proteção.

5.5. A INDEXA poderá compartilhar dados com autoridades públicas quando exigido por lei, ordem judicial ou requisição competente, restringindo-se ao estritamente necessário.

6. Segurança da informação

6.1. A INDEXA adota medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os Dados Pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão (LGPD, art. 46), incluindo: (i) criptografia em trânsito (TLS) e em repouso; (ii) controle de acesso com privilégio mínimo e segregação multi-tenant por Cartório (isolamento lógico com Row-Level Security); (iii) autenticação reforçada (múltiplo fator) para acessos administrativos; (iv) trilha de auditoria rastreável a usuário e horário, protegida contra alteração indevida; e (v) segregação de ambientes e backups com testes de restauração.

6.2. As obrigações de segurança e sigilo subsistem mesmo após o término do Tratamento (LGPD, art. 47).

6.3. Nenhum sistema é totalmente imune a riscos; a INDEXA empenha-se em mitigá-los de forma contínua e proporcional à natureza dos dados — no caso de registros civis, tratada com elevado rigor.

6.4. A designação e a gestão dos Usuários autorizados de cada conta — inclusive a revogação tempestiva de acessos de quem não deva mais tê-los — competem ao Cartório, na forma dos Termos de Uso; a INDEXA provê os meios técnicos de controle de acesso correspondentes.

7. Retenção e eliminação

7.1. Como Operadora. A INDEXA retém os Dados do Cliente apenas pelo tempo necessário à execução do Serviço e às instruções do Cartório. Ao término do Tratamento — concluído o backfill/exportação, encerrada a relação ou mediante instrução do Cartório — a INDEXA, por padrão, devolve e/ou elimina os Dados do Cliente e suas cópias de trabalho (LGPD, arts. 15 e 16), incluindo arquivos de origem, dados estruturados, respostas de processamento persistidas e derivados, mediante prévia janela de exportação. A eliminação é efetiva (não mero soft-delete), abrange os Suboperadores e, mediante solicitação, é comprovada por atestado de eliminação. Conservações excepcionais restringem-se às hipóteses do art. 16 da LGPD.

7.2. Como Controladora. Os dados de cadastro, de acesso e de aceite são retidos pelos prazos exigidos pela legislação civil e pelo Marco Civil (registros de acesso por, no mínimo, 6 meses, conservados pelo prazo prudencial aqui adotado), sendo eliminados ou anonimizados ao fim de sua utilidade e dos prazos legais.

7.3. Trilha de auditoria de operações. A INDEXA mantém trilha de auditoria das operações realizadas na Plataforma — identificando o usuário autor, a operação (por exemplo, upload de livros e páginas, validação, aprovação em lote, Exportação e aceites) e a data/hora de cada ato — retida por, no mínimo, 5 (cinco) anos após o término da relação, para fins de auditoria, segurança, comprovação de autoria das operações e exercício regular de direitos (LGPD, art. 7º, VI). A trilha de auditoria constitui metadado das operações (quem, o quê, quando) e subsiste à eliminação dos Dados do Cliente prevista na cl. 7.1: a eliminação do conteúdo dos livros e registros não apaga o registro das operações realizadas sobre eles.

8. Direitos dos Titulares e revisão de decisão automatizada (art. 20)

8.1. Nos termos do art. 18 da LGPD, o Titular pode requerer, a qualquer tempo: confirmação da existência de Tratamento; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade; portabilidade; eliminação dos dados tratados com base no consentimento; informação sobre compartilhamento; e revogação do consentimento.

8.2. Encaminhamento conforme o papel. Quando o pedido se referir a Dados do Cliente (registros civis), em que a INDEXA é Operadora, o atendimento compete ao Cartório-Controlador: recebendo tal pedido diretamente do Titular, a INDEXA o encaminha ao Cartório e o auxilia, sem decidir o mérito. Quando o pedido se referir aos dados em que a INDEXA é Controladora (conta, site), a INDEXA atende diretamente.

8.3. Revisão de decisão automatizada (LGPD, art. 20). O Serviço emprega OCR e IA para extrair e estruturar dados, sempre submetidos à validação humana do próprio Cartório antes da Exportação — não há validação automática por configuração. Eventual pedido de revisão e de transparência sobre tratamento automatizado é atendido pelo Cartório-Controlador, a quem a INDEXA disponibiliza os meios técnicos para honrá-lo: exibição dos critérios e do nível de confiança, acesso à base da Extração e reabertura/revalidação de registros.

8.4. Os pedidos podem ser dirigidos ao Encarregado (Cláusula 10). A INDEXA pode solicitar informações para confirmar a identidade do requerente, como medida de segurança.

9. Dados de crianças e adolescentes

9.1. Os registros de nascimento contêm dados de crianças e adolescentes, tratados pela INDEXA, como Operadora, no melhor interesse do menor (LGPD, art. 14), exclusivamente conforme as instruções do Cartório e as finalidades registrais, com as medidas de segurança reforçadas aplicáveis.

10. Encarregado, incidentes, cookies e atualizações

10.1. Encarregado. A INDEXA mantém canal de comunicação com os Titulares e indica como Encarregado: Thiago de Avila Gonçalves, contato privacidade@indexaregistros.com.br. A eventual condição de agente de pequeno porte (Resolução CD/ANPD nº 2/2022) não afasta a manutenção do canal e não se aplica caso o Tratamento seja classificado como de alto risco.

10.2. Incidentes. Como Operadora, a INDEXA comunica o Cartório-Controlador sem demora injustificada, em prazo apto a permitir que ele cumpra seus deveres (LGPD, art. 48; Resolução CD/ANPD nº 15/2024) e as normas da Corregedoria; o dever formal de comunicar a ANPD e os Titulares é do Controlador. Como Controladora (conta, site), a INDEXA avalia o incidente e, sendo o caso, comunica a ANPD e os Titulares afetados.

10.3. Cookies. O site e a Plataforma utilizam cookies essenciais (dispensam consentimento) e não essenciais (analíticos/desempenho, mediante consentimento, quando aplicável), geríveis no banner de cookies e no navegador.

10.4. Atualizações. Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças legais, técnicas ou no Serviço, com indicação de número de versão e data. Alterações materiais são comunicadas previamente e, quando exigível, mediante novo aceite.

11. Relação com os Termos e o DPA; lei aplicável e foro

11.1. Esta Política integra e complementa os Termos de Uso e o Adendo de Tratamento de Dados (DPA), que disciplina em detalhe a relação Controlador-Operador entre o Cartório e a INDEXA. Em caso de conflito quanto ao Tratamento dos Dados do Cliente, prevalece o DPA.

11.2. Esta Política é regida pela legislação brasileira, em especial a LGPD e o Marco Civil. Fica eleito o foro da comarca de São Paulo/SP, sem prejuízo do direito do Titular de recorrer à ANPD e aos órgãos competentes. Contato: solicitações de Titulares e comunicações sobre privacidade devem ser dirigidas ao Encarregado, em privacidade@indexaregistros.com.br.

TAG DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE LTDA — CNPJ 56.443.988/0001-18
Versão v1.1 — 20/07/2026